12/07/2018
Door Yves de Groote
De ontwikkelingen van arbeidstijden en flexibilisering van de arbeid zijn favoriete gespreksonderwerpen in bedrijven en bij medewerkers. Begrippen als ‘werk4.0’ en ‘gedeelde bureaus’ (Shared Office) komen niet alleen bij hen aan de orde, maar ook in de media. Ondernemers zijn nog altijd terughoudend als het gaat om een thuiswerkplek die aansluit bij de toekomstige werkomstandigheden. Voor een succesvolle implementatie van thuiswerkvoorzieningen gelden een zestal tips.
Zorg voor transparantie rond thuiswerken voor uw bedrijf
De implementatie van thuiswerken leidt in veel bedrijven tot misverstanden. Nadat de eerste medewerkers hun thuiswerkplek in gebruik nemen, stellen collega’s de voor de hand liggende vraag: waarom hij/zij wél en ik niet? Sommigen denken zelfs dat thuiswerken een vanzelfsprekend iets is en dat iedereen er gebruik van mag maken. Schep daarom duidelijkheid en transparantie in uw bedrijf over de spelregels voor thuiswerken:
- Laat weten dat thuiswerken niet voor iedereen een optie is en dat van geval tot geval gekeken moet worden naar de mogelijkheden;
- Maak helder onder welke omstandigheden thuiswerken toegestaan is;
- Stel criteria op waaraan een medewerker dient te voldoen om voor een thuiswerkplek in aanmerking te komen;
- Maak duidelijk dat thuiswerken uitsluitend voor maximaal 2 dagen per week toegestaan is. Indien er meer dan twee dagen per week thuis gewerkt wordt, komt de cohesie van het team in gevaar.
Maak heldere regels voor álle collega’s
Regelgeving rond thuiswerken is noodzakelijk, enerzijds voor degenen die er gebruik van maken, anderzijds voor alle medewerkers. De thuiswerkers dienen op de hoogte te zijn van de gedragsregels, hoe zij zich aan- en afmelden en hun aanwezigheid/bereikbaarheid op de thuiswerkplek bekendmaken. Daarnaast dienen zij op de hoogte te zijn van de wijze waarop ze met hun collega’s communiceren maar ook hoe thuiswerkers met hun collega’s op de werkvloer en thuis kunnen communiceren. Onder de medewerk(st)ers die geen thuiswerkvoorzieningen hebben maar dat wel graag zouden willen, ontstaat gemakkelijk afgunst en zelfs haat. Vandaar dat de regels bij de eerste tip essentieel zijn. Wees om pesterijen te voorkomen dus vooral duidelijk en heb een luisterend oor voor vragen en zorgen voor anderen.
Draag zorg voor transparantie met betrekking tot de inrichting, de techniek en het kostenaspect
Wie thuiswerkt heeft bureauvoorzieningen en de juiste IT-middelen nodig. De werkgever is hiervoor verantwoordelijk. Maak heldere richtlijnen voor de ruimte en techniek voor de thuiswerkplek. Ga na of voldaan wordt aan de arbeidswettelijke voorzieningen. Zorg ervoor dat zowel de inrichting van de thuiswerkplek als de aanwezigheid van thuiswerkers voor de overige medewerkers geregeld is. Maak helder hoe de kostendoorrekening voor privégebruik van de faciliteiten plaatsvindt.
Accepteer dat er buiten “normale” arbeidstijden gewerkt kan worden
Wie thuiswerkt, heeft daar in principe een geldige reden voor die vaak met thuisomstandigheden of extreem lange reistijden te maken heeft. In het geval van thuisomstandigheden zouden we de klassieke aanwezigheid tussen 9 en 5 moeten loslaten. Jonge ouders kunnen effectiever werken als hun kinderen in bed liggen en slapen, zowel tussen de middag als in de avonduren. Indien de traditionele arbeidstijden gevolgd moeten worden, kan dit contraproductief werken. Het zou zelfs mogelijk moeten zijn dat er ’s nachts gewerkt kan worden. Dit voor bijvoorbeeld het onderhouden van contacten met klanten die zich in andere tijdszones bevinden. Ook hier is het essentieel dat de thuiswerkers weten welke vergoedingen hierop van toepassing zijn vanuit de werkgever; denk aan avond- nacht- en weekendtoeslagen. Het verdient aanbeveling deze afspraken ook vast te leggen.
Vertrouw op eerlijkheid en laat de controle los
Veel werkgevers hebben er moeite mee dat ze hun medewerkers niet meer persoonlijk kunnen controleren. Onder leidinggevenden van diverse niveaus is de conservatieve gedachte, “dat thuiswerkers minder productief zijn”, nog steeds aanwezig. Onderzoeken tonen echter het tegenovergestelde aan. Moderne werkgevers werken zelfs met resultaatverplichting in plaats van inspanningsverplichting en brengen hun beloning hiermee in lijn. Vermijd pijnlijke controletelefoontjes of andere middelen om bijvoorbeeld te monitoren hoeveel aanslagen het keyboard te verwerken krijgt.
Leg taken, verantwoordelijkheden en aandachtsgebieden met de thuiswerker vast
Werken zonder direct toezicht van een leidinggevende functioneert alleen als er duidelijke afspraken over het takenpakket en aandachtsgebieden gemaakt zijn. Op regelmatige basis zullen deze met de leidinggevende besproken en de voortgang (cq, het ontbreken daarvan) vastgelegd moeten worden. Alleen zo kan aan de punten genoemd in tip 5 voldaan worden.